宅建業者の帳簿の保存期間

宅建実務
そろそろ年末も近づき、大掃除を意識し始めると、身の回りの書類とかを捨てたくなります。
 
私は基本的に書類はpdf化して、evernoteで管理しています。なので、割と思い切って捨てるタイプなのですが、宅建業者として保存しておく書類があります。

取引台帳

先輩が作成したであろう、20年前以上の台帳が金庫の中に眠っています。期間を考えれば破棄してしまっても良いのでしょうが、手書きで書かれた地図やメモ書きを見ると、なんか捨てるのも忍びなくて・・・
 
私が作成したものが数件分ありますが、それはパソコン上で管理しています。紙ベースでは管理していません。
 
取引台帳については宅建業法第49条で帳簿の備え付けを定め、宅建業法施行規則18条の3項でその保管期限を定めています。事業年度毎に閉鎖し、閉鎖後5年間の保存義務です。取引後ではなく、閉鎖後です。
 
なお、新築住宅の売主になる取引については、閉鎖後10年間ですが、新築住宅扱ってないのでうちは関係ありません。

確認記録と取引記録

犯罪収益移転防止法に基づく確認記録、取引記録は契約日から7年間の保存です。

その他関係書類

重要事項説明書や、契約書の事です。
 
取引台帳はパソコン上で作成、保管していますが、先の確認記録や取引記録もそうですが、このその他関係書類は紙ベースで保管しています。スキャンしてpdf化もしていますが、契約書なんかは原本欲しいですからね。
 
宅建業法とかでこれらのその他関係書類の保存期間が定められているわけではありませんが、実務上は債務不履行による損害賠償請求が出来る期間の10年(民法167、415条)か、不法行為による損害賠償請求出来る期間の20年(民法709、724条)保存するようです。
 
うちみたいな取引がそんなにない会社なら、ファイルの一冊や二冊を20年間保管するのも可能ですが、普通に営業している不動産屋だと、膨大な分量になって、保管場所に苦労しそうです。これだけ長期間の保存を考えると、電子化した方が無難ですね。

まとめ

書類保管する時に、これは〇〇だから〇年、こっちは〇〇だから〇年って普通は分けないでしょう。一つの取引案件ごとにまとめて保管すると思うのですが、とりあえずは犯罪収益移転防止法に基づく7年(もちろん新築住宅扱えば10年)保存しておけば、法定の義務は果たせます。
 
10年だの、20年保存すべきだって言われる契約書などのその他関係書類だって、ケースバイケースでしょう。あとあと揉めそうだと思えば20年にしたり、そこまで心配するような案件じゃなかったら最低ラインの7年にするとか。
 
私の場合は、全て7年保存して、7年経過後は全て電子化して永年って感じですかね。電子化してしまえば、場所も取らないし、検索も容易だし、pdfファイルなんてそこまで容量取るわけでもないのだから、年代別で保存しときます。証拠能力とかを、電子ファイル、そして電子ファイルを印刷かけた物でどこまで担保出来るか不明ですが、無いよりはましでしょう。コピーした契約書だって、裁判所で証拠として認められるくらいなので、スキャンした書類だって問題ないと思いますがね。

コメント

タイトルとURLをコピーしました